2018/06/05

今さら聞けないBCCの使い方とCCの使い方の違いとは?

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ビジネスでメールを使用しているが、「BCCCCってどう使い分けるの?」「一体、何が違うの?」と疑問に思ったことがあるかもしれません。プライベートではあまり使うことがないかもしれません。もしくは、特に気にせず使用していたかもしれませんね。

ビジネスでも情報共有などで使う機会はそれなりにあると思います。これまで利用していても、その違いや使い方の違いについて、よくわからなかった。また、ぼんやりとは理解しているけれども、いまいちピンと来ていなかった方のために、BCCCCの違いと使い方について解説していきます。

基本的なことからですが、メールの宛先指定の方法には3つあります。TOBCCCC。その中でも、メールの一斉送信機能であるBCCCC。チーム内での情報共有や連絡事項の伝達など。用途は様々ですが、この3つの使い分けはきっちりと理解しているでしょうか?間違った使い方をしていると、うっかり個人情報を漏洩してしまうことになりますので、注意が必要です。

まず、それぞれの用途別の使い方を確認してみましょう。

TO;これは手紙で言うところの宛名。「このメールはあなたに宛てて書かれたものですよ」という意思表示を表しています。

BCC;ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略。複数の宛先にメールを送る場合に使用するもので、BCC欄に入れたアドレスは受信者には表示されません。そのため、受信者に他の人に送ったことを悟られたくない場合に用います。

CC;カーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。複数の宛先にメールを送る際に使用します。CC欄に入れたアドレスは、受信者にも表示されるため、メールの内容を共有していることを知らせる役割があります。メインの宛先以外の第三者にメール内容を知らせたい場合に用います。

このように、3者それぞれの用途があるわけです。

 BCCの活用方法とは?

TOはわかった。しかし、BCCはどんなシチュエーションで使うのでしょう。一斉送信するけど、相手に他の受信者のアドレスの開示はしたくない。そんなシーンが想定されます。どんな時かというと、受信者どうしに直接の面識がない、関わりがないような場面です。例えば、取引先とのやり取りを直属の上司にBCCで共有するような時。主に社外に向けた送信に対して使うことが多いでしょう。そして、基本的に、「返信を要求しない」もしくは、「閲覧だけを促す」用件での使用になります。

 CCの注意点。使い方を間違うと情報漏洩に。

BCCと違いCCはメールの受信者すべてに、送った相手のアドレスが見えてしまいます。お互いに知り合い通しであり、連絡先も知っているならば問題はありません。しかし、互いに知らない状況でアドレスを共有されたとしたら、メールの受信者はどう感じるでしょうか?あまり気持ちのいいものではないですよね。はっきり言えば、個人情報の漏洩です。企業としてどうなのかという話になります。信用問題もはらんできますので、この辺りは慎重に対応したいものです。基本的には、社内での情報共有に使われることが多いでしょう。

CCを利用する場合は、受信者すべてが知り合いである、連絡先を開示しても問題ないという状況利用するようにしてください。それ以外の共有はBCCを利用するようにしましょう。

 TO(宛先)に複数のアドレスを入れてはダメなの?

CCなんか使ったことがない。「BCCはわかるけど、CCって必要?TOに複数のアドレスを入れれば、一斉送信できるじゃない。」と思っている人もいるかもしれません。確かにそうですね。TOに複数のアドレスを入れれば、一斉送信ができます。しかし、TOCCでは用途が違うのです。

TOはメインの宛先を表します。CCはあくまでサブの宛先。CCを利用するときは、「メインの宛先はTO。でもCCの宛先にも共有しておきます。」というような意味合いです。情報共有の意味合いが強いので、相手には「返信の義務はない」という印象を与える可能性があります。

しかし、TOに複数のアドレスが入っている場合は、すべて宛先がメインです。複数送信だけれども、返信してほしい。例えば、ミーティングの出欠をとるとか。文面は同じでいいが、それぞれ個別に返信が欲しいような場合は、TOで送る方が良いでしょう。

このように、返信が欲しい場合は、「TO」、情報共有で、特に返信は必要ない場合は「CC」と使い分けてください。

 BCC送信での誤発送トラブルに注意

BCCでの送信を頻繁に使うようであれば、気を付けないといけないことがあります。それは、誤送信。BCCで送るつもりが、CCで送ってしまった、、、、。ということがないように注意してください。誤った操作で、個人情報を漏洩してしまうことになります。「え?それはない?」と油断していると、トラブルは起こります。2017年にはブラザーが送信ミスでメールアドレスを流出するトラブルがありました。

また2016年には内閣官房国土強靱化推進室によるBCC設定ミスで送信し、情報漏洩を起こしています。うっかりミスで情報漏洩してしまうとダメージは大きいです。十分注意して設定してください。

 BCCで一斉送信ばかりしていると迷惑メール扱いに

社内での情報共有だけであればいいのですが、外部へのメールを都度BCCで一斉送信をしていると困った問題が発生する可能性があります。それは、迷惑メール扱いされてしまい、迷惑メールフォルダーに振り分けられてしまう可能性があることです。場合によっては、サーバーにスパム扱いされてしまうと、相手にメールが届かないという事態も考えられます。

 IPアドレスがブラックリストに載る可能性

多くのプロバイダーが迷惑メール(スパム)の排除に力を入れています。そして、一斉送信が多いIPアドレスを分析しています。そのため、サーバー側で迷惑メールを排除したり、迷惑メールフォルダーに振り分けたりしています。受信者としては、とても便利な機能ではあります。しかし、送信側としては、時として難しい問題にぶつかります。つまり、一斉送信を多用すると、プロバイダーのブラックリストに載ってしまうかもしれないのです。そうなると、そのIPアドレスからのメールは、すべてスパム扱いになる可能性が出て行きます。これは大変です。一斉送信以外の普通のメールすらスパム扱いにされてしまうと、何もできません。業務に支障が出てきてしまうわけです。

 まとめ

BccCCの使い方とその違いについて、理解できたでしょうか?BCCは身内以外との情報共有を含む場合、CCは身内だけでの情報共有。このように理解してもらえばいいでしょう。ただ、多用すると誤送信やスパム扱いを受けるリスクも大きくなります。その辺は十分注意して活用してください。

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