2018/06/05

メールマナーは要チェック。ビジネスメールのマナーでよくある間違いとは?

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電話とは違い相手の都合を気にせず遅れるメールはビジネスにおいて、とても便利ですよね。しかし、友人間のメールと違い、気をつけなくてはならないマナーが多く存在します。

敬語などの基本的なマナーはもちろん、顔が見えない分、相手に意図がしっかり伝わるように書く必要があります。正確な意図が伝わらず、やりとりが多くなってしまったり、誤解を与えてしまうことで仕事上のトラブルにつながることも考えられます。

電話よりも手軽な分、内容はしっかりとメールマナーを踏まえた上で送信したいものです。

そこで今回はビジネスメールでのよくある間違いについて考えてみたいと思います。

 その要件、メールで大丈夫?メールが向いていない場合

メールのメリット・デメリットは例えば以下のようなものがあります。

メールは後から読み返したり、履歴をたどるなどのメリットはあります。しかし、手軽に遅れる反面、スピード感やメッセージの正確性やニュアンスが損なわれる点がデメリット。そこは、しっかり踏まえた上で利用する必要があります。

 急ぎの要件や、すぐに回答が欲しい場合にメールはダメ

ビジネス・プライベートにかかわらず、電話は相手の都合があるため、自分がかけたい時に先方が電話に出ることができるとは限りません。その点、メールであれば、お互いが時間のある時に送信や確認することができるため、すれ違いが起きたり、かけ直しする手間がありません。

しかし、その反面、いつでも見ることができるメールは、どのタイミングで確認してくれるかがわからないというデメリットがあります。メールのチェックまでには平均1~2時間かかることがわかっていますし、生産性向上のために、決まった時間にしかメールチェックをしない習慣を持っている人もいます。

また、電話がメインの業種でメールを多用しない相手の場合は、メールチェック自体が遅くなる傾向にあるようです。そのため、メールは「今すぐ回答が欲しい」という要件には向いていないのが現状です。LINEなどのメッセージアプリとは違い、メールは受信してもすぐに確認する習慣がない人が殆どです。急ぎの用件に関しては電話で済ませる方がマナーとしてはいいでしょう。

 複雑で伝わりづらい内容は電話を優先した方がいい

内容によっては、文章では表現しづらいニュアンスがあります。

特に複雑な内容を含む場合には、誤解を与えてしまいかねません。そうなると、口頭で直接相手と話す方が、本当に理解してもらえたかを確認ができるためメールは向いていません。どうしてもメールで伝えたい場合には、内容の確認のために、一度、電話連絡も合わせて行う方がいいでしょう。

 「お疲れ様です」が件名のNGマナーメールを送っていませんか?

みなさん、メールの件名はどのようにつけているでしょうか?まさか無題ということはないでしょうが、特に考えもなく「お疲れ様」などとしてはいないでしょうか?実はこの挨拶件名。メールを受け取る側にとっては殺意を覚えるほど嫌なものなのです。

 挨拶件名は困ったちゃん。埋もれてしまってさぁ大変

ビジネスメールで困るのが、件名で要件が不明なもの。相手先がメールを活用していて、日々たくさんのメールが来る場合、他のメールに埋もれてしまいます。というのも、多くの人が、件名と送信者でメールの重要度を判断しているからです。件名が不明確なものほど、後回しにされ、最悪忘れられてしまうことすらあります。特に「お疲れ様です」などの挨拶件名は、スルーされる恐れがありますので、避けたほうが賢明です。

上記の例をみてください。左側の悪い例では、件名を見た段階では何の用件かがわかりません。しかし、右の良い例のように、件名に内容が書いていれば「あぁ、あの件か!」と思い出すことができます。つまり、件名には具体的な内容を盛り込み、相手が即座に内容を把握できるようにすることが理想なのです。とはいえ、件名が長すぎると切れてしまうため、20文字程度で簡潔にまとめるのが良いようです。

 件名が「お疲れ様」の所為で、後からメールが探せない

特に挨拶件名が困るのは、後からメールを見直そうと思った時に、どのメールか探すのが大変だということです。挨拶件名で送ってくる相手というのは、だいたい他のメールも全て「お疲れ様です」という件名で送ってきます。そうなると大変。どれもこれも同じ件名で送られてきているため、内容をいちいち確認する手間ができてしまします。急いでいるときなどは殺意さえ覚えるほどのNG件名といえるでしょう。

 メールマナーでよくある間違い。宛名の表記の順番は?

本文の内容で最初に来るのが宛名です。冒頭にあるため、目に付きやすいため、間違った表記をしてしまうと印象が悪くなってしまいます。そのため、ぜひ正確に書いておきたいところです。ビジネスメールのマナーとしては、社外と社内で若干違いはありますが、基本的には住所のように徐々に絞っていく表記とします。

具体的にどうなるかというと、

宛名の記載順は一般的に
「会社名」「部署名」「役職」「名前」「敬称」

の順に表記します。
例)○○○会社 営業本部部長 鈴木一郎 様

しかし、社内向けには
「部署名」「役職」「名前」「敬称」

もしくは
「部署名」「名前」「役職」

とするのが通例です。

よく間違いやすい表記として(役職+敬称)のものがあります。

例)
鈴木 部長様

役職名自体が敬称の扱いになるので、この表記は過ちです。場合によっては、バカにしているように受け止められることもあるので気を付けてください。

名前に関しては、初めはフルネームで記載するのが丁寧で印象が良いでしょう。その後、何度かやりとりをしていく中で、名字のみに切り替える。このあたりは付き合いの長さや関係性で変化していくものです。

 敬称で迷う「様」と「殿」の使い分けはどうする?

敬称には「様」「殿」「先生」などがありますが、どのように使い分けるかは知っていますか?

間違いやすいのが「殿」という敬称。

殿さまの印象で目上に使う人もいるかもしれませんが、これは自分と同格もしくは目下の人に対して使う敬称です。間違っても、上司に「殿」とつけて送らないようにしてください。

「先生」は、そのまま、士業の方への敬称として使えます。
こちらも「先生」+「様」の様に続けてしまうとおかしくなってしまします。
「先生」のみで敬称として使えます。大学んどであれば「教授」や「助教授」もそのまま使用できます。

とはいえ、基本的には「様」を用いていれば特に問題はありません。
迷った時は「様」を使うようにしてみてください。

 個人名ではなく企業や団体向けへの敬称は?

個人ではなく、企業や団体へメールを送る場合もあると思います。その場合は、封書やハガキと同じ様に「御中」を使うことができます。当然ですが、この場合は「様」は使用しません。

 取引先の正式名称は知っていますか?

企業や団体向けで気をつけなくてはならないのは、宛名や敬称だけではありません。正式名称が特に重要です。

例えば、先方が会社名の表記を

株式会社→(株)

と略式にしている場合があります。しかし、会社法では(株)という表記は商号には利用できません。(株)はあくまで記号的な意味合いです。そのため、こちらが(株)と略称を使用するのは相手に失礼になる可能性があります。マナーとして正式名称である「株式会社」を利用するようにしてください。

 意外に知らない。カタカナ表記の会社名の罠。

会社名にカタカナを使用している企業がありますが、これが曲者です。
馴染みの深い企業名であっても、その正式名称を知らないことは多いものです。
突然ですが、「Canon」をご存知ですか?カメラやプリンターで有名ですよね。

その「Canon」ですが、正式名称は「キヤノン株式会社」です。
よくみてください。「ヤ」が大文字なのには気づいていましたか?

「キャノン」ではなく「キヤノン」なのです。

他にもマヨネーズでお馴染みの「キユーピー」

印鑑でお馴染みの「シヤチハタ」

も大文字です。
このように発音の表記が違う社名も存在するので、注意が必要です。

 署名はビジネスメールのマナーの基本

ビジネスメールにおいては、プライベートな物と違い署名をつけることがマナーとされています。名刺と同じで自分の所属を明らかにするものなので、失礼がないようにつけるようにしてください。

会社では署名のテンプレートがあるところが多いため、一度確認してみましょう。もし、決まった型がない場合は自分で作ることになります。その場合には以下のものを参考にしてください。

署名に記載するものは
「会社名」「住所」「所属部署」「役職」「名前」「メールアドレス」「電話番号/FAX」「会社HPURL」などになります。

例)
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株式会社○○○ 第一営業部 鈴木 一郎

000-000 東京都○○○区○○○ 00 
TEL: 000-1111-2222  FAX: 000-1111-3333
E-Mail: aaaa@xxxx.co.jp 
URL: http://xxxx.co.jp/
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 まとめ

基本的なマナーさえ押さえておけば、ビジネスにおいてメールはとても便利なツールです。送る前には、しっかりとチェックを忘れずに。おっと、そのメール。送信しちゃっても大丈夫ですか?

PS 上司へのメールマナーは大丈夫ですか?

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