2018/06/05

メール管理術でフォルダの自動振り分けがダメな理由とは?

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ビジネスではメール管理もしっかりしないといけないですよね。特に1日にたくさんのメールを受信するビジネスにおいては、メールボックスがきちんと整理されていないと取引先や顧客とのメールが埋もれてしまいます。しっかりと管理していないとトラブル発生の原因になってしまいます。

気がついたら返信期限が過ぎてしまっていた、、、。
返信漏れで取引先から催促のメールが来た、、、、。

そんな経験はありませんか?

返信漏れや返信期限が頻繁に起きてしまう原因は、管理の仕方に問題があるからです。多くの方が様々なカテゴリー分けをしてフォルダの自動振り分けをしていますよね。あなたもおそらくしているのではないでしょうか?ですが、、、、。このメールの自動振り分け、あまりいい方法ではないのです。

あなたはメールの管理方法として、自動フォルダ振り分けが良くない理由を知っていますか?
あなたは自動振り分けで、実は作業効率が悪くなってしまう理由を知っていますか?

良かれと思ってやっているフォルダ振り分け方法が間違っているとしたら、あなたはどうしますか?
今回は、返信漏れや対応遅れが起きないメール管理の方法についてご紹介します。

 メール管理術の第一歩は受信トレイを空にするところから

よくメール管理術で言われるのが、「受信トレイ」を空にしろ。受信トレイにどんどんメールが溜まって、重要なメールが埋もれていってしまうことはよくあります。フラグや重要度をあげていても、次から次とくるメールのほとんどが重要案件だった場合、また埋もれてしまします。もしかすると、重要ではない案件の方が少ないかもしれません。そうなると、フラグなどは意味がないですよね。

その次によくあるのが、メールの自動フォルダ分け。取引先やチーム、グループなど、管理しやすいようにフォルダを分けて振り分けるパターンです。確かにこの方法であれば、メールが埋もれてしまうことは無くなります。少なくともどこから来たメールか、何の案件かはわかります。しかし、それではまだ十分ではないのです。

 自動振り分けフォルダは害の元

あなたの受信ボックスは1日に一体何件のメールを受信しますか?また、今どれだけのメールがありますか?受信ボックスに溜まったメールの中に、既読になってそのまま放置されている重要なメールはありませんか?

ビジネスメールは毎日受信しますよね。受信したメールをいつまでも受信ボックスに入れたままだと、次から次と受信するメールの中に埋もれていきます。

自動でフォルダに振り分けたり、フラグをつけたり、あるいはGmailならラベル機能でメールを管理する。みなさん自分なりに分かりやすいように、工夫をされていると思います。それでもミスが起きてしまう。そんな経験はありませんか?

え?ある?

やっぱりそうですか。ですよね。わかっていました。

だって、よく考えてみてください。フラグをつけようが、フォルダに振り分けようが、ラベルを駆使して整理しようが、根本的なところが変わっていないのですから。重要なメールという印が付いただけ。メールが入っているところが「受信ボックス」から「振り分けフォルダ」に移動しただけなのですから。

フラグなんて、おそらく、どんどん増えていくのではないでしょうか?多くのメールが重要なのでは?また、案件ごとや、相手先などのフォルダに振り分けたりしたら見つけるのも大変。しかも、たくさんの「振り分けフォルダ」から、どれが対応済みで、どれが未対応なのかをチェックする必要があります。メールを仕分けた分、面倒が増えるのではないでしょうか。正直なところ、手間を増やしただけでは?とさえ思ってしまいます。さらに、年数が経つにつれて、フラグ、フォルダがどんどん増えます。最終的には収拾がつかなくなっていく姿が目に浮かびます。これでは整理した意味がなくなってしまいますよね。

対応したかをチェックするために、振り分けたフォルダを見ていかなくてはなりません。チェックしている途中に、

電話が来た
誰かが訪ねてきた
上司に呼ばれた
会議の時間になった

メールばかりをチェックしているわけではなりませんから、その作業も途切れ途切れです。

戻ってきて「さぁ、またチェックするか、、、、?あれ?どこまでやったっけ?」
わからなくなってしまうこともあります。
そして、処理が一向に進まない。
では、そんな時どうすればいいのでしょうか?

 フォルダは2つあれば十分

実を言えば、フォルダを分けること自体は悪いことではありません。しかし、自動振り分けはいけません。勝手に振り分けられては困ります。自分で対応して初めて振り分けるという方法をとります。ですが、分け方が肝心です。極端なことを言えば、2つあれば十分です。その2つとは、、、。

未対応と対応済み

シンプルですよね。受信したメールはすべて未対応へ。そして、返信し終わったら対応済みに入れる。これなら、少なくとも返信漏れは起こりません。返信期限には気をつけなくてはならないものの、埋もれて対応を忘れることはないのです。

もっと細かく分類した方がいいのでは?
いえいえ、そんなことはありません。
なぜか?それは、この記事を読んでいるから。

この記事を読んでいるということは、おそらくあなたは、メールの管理があまり上手ではないはず。あまり細かく分類していると、そもそも管理するのが面倒になってしまいます。

ですから、初めは簡単に管理できる数のフォルダに振り分けるのがちょうどいいのです。むしろ、「未対応」「対応済み」の2つあれば基本的には十分です。

要するに返信したかどうかだけがわかればいいのです。

 期限切れを防ぐには対応期限をルール化すればいい

カスタマーサポートなどでよくありますが、「2日以内に返信します」のようなルールを自分で決めてしまうのです。

「未対応」フォルダに入れたメールは、受信日から2日以内に処理する。これを徹底するのです。自分でルールを決めて習慣を作っていきます。そうすることで、それが苦でなくなります。メール管理が下手、ということは、メールを管理する習慣ができていないということです。少しずつ簡単なルールを作り、習慣化していくことをお勧めします。

習慣化という意味では、基本的にメールを処理する時間帯を決めてしまうことです。

毎日、○○時~○○時はメールを処理するというように処理する時間を決めてしまうことで、他の仕事を効率良く進めることもできます。

 メールも断捨離。いらないものは捨ててしまおう

いつまでも必要のないメールを溜め込んでいませんか?「いつか見返すかもしれないから、、、」とメールを後生大事に持っている。今すぐ消去しましょう。そんな日は来ません。いつかなんて来ません。

よく「この箱何かに使えるかも、、、、」「この包装しとっといたら、いつか使えるかも、、、」という言葉を耳にしますが、そういうことを考える人のお家は、箱や包装紙ばかりでスペースが埋まっています。必要なくなったものは処分です。用件が終わったら消去。これもルール化していきましょう。

 どうしても取引先別、案件別フォルダを作りたい

とはいえ、ビジネス上とっておきたいメール、別フォルダでまとめておいた方がいい。という場合はあると思います。その場合は、自動で振り分けないで、アーカイブ用にフォルダを作っておいて、「対応済み」から定期的に移動させる方法をとりましょう。保存用のフォルダという位置付けです。アクティブに使うのはあくまで、「対応済み」「未対応」のフォルダということです。

 まとめ

メール管理は、複雑にしてしまうとだんだん面倒になってやらなくなってしまいます。シンプルに対応ずみ・未対応の2つに絞って、まず対応漏れを無くすようにしてみてください。その際には対応期限のルールも忘れずに。簡単なメール管理術ですので、ぜひ今日から使ってみてください。

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